Flujograma de una empresa: Cómo hacerlo y cómo puede ayudarte

Disponer de un documento organizativo en el que todo esté claro, es fundamental para agilizar las tareas y llevar su control de manera rápida. Son muchas las técnicas y herramientas que se pueden emplear para hacerlo pero, sin lugar a dudas, saber cómo elaborar un diagrama de flujo o flujograma de una empresa ayudará a gestionar mucho mejor todos los procesos de todos los negocios.

¿Qué es un flujograma de una empresa?

Antes de entrar a explicar cómo hacer un flujograma o diagrama de flujo, es mejor centrarse en explicar qué es y para qué sirve en el seno de una empresa.

Se entiende por diagrama de flujos la representación gráfica de cada uno de los pasos de un proceso con el objetivo de entender de forma detallada cómo funciona.  Así, de un solo vistazo, podemos ver cómo cada paso se relaciona con los otros y dónde están las fuentes potenciales de los problemas. Por lo tanto, sirven para investigar oportunidades de mejora, asignar recursos, coordinar actuaciones y delimitar tiempos, y define las funciones y responsabilidades de cada persona que interviene en el proceso en cuestión.

¿Cómo hacer un diagrama de flujo sobre una empresa?

Hay que tener muy claro que un flujograma de una empresa se empieza a leer de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, con lo que a la hora de organizar la información se deberá seguir esa línea temporal. Además, las líneas para unir procesos deben ser verticales y horizontales; nunca se podrán utilizar líneas en diagonal porque, al cruzarse con otras, llevarán a la confusión. 

A lo largo del diagrama de procesos de una empresa se emplean hasta 23 símbolos con diversos significados: fusión, conexión, preparación… por lo que es de vital importancia familiarizarse con ellos para abordar mejor la parte de cómo hacer un diagrama de flujo. Los símbolos más importantes son los siguientes:

• La flecha: este símbolo se usa para indicar una conexión entre otros dos símbolos y la dirección del flujo.
• La elipse: señala el inicio o el fin de un flujo. Ten en cuenta que de un símbolo de fin no puede partir ninguna flecha, y a un símbolo de inicio no llega ninguna. 
• La caja: indica un proceso determinado, sus funciones y sus actividades. Debe incluir un verbo de acción para que la interpretación del proceso no quede abierta a la interpretación. 
• El rombo: indica, por una parte, una decisión, y por otra, que el flujo va a seguir una dirección u otra según esa decisión. Debe incluir una pregunta. A un rombo podrán llegar varias flechas, pero sólo puede salir una: sí o no, o verdadero o falso. 

Una vez claro qué es, hay que responder a la cuestión de cómo hacer desde cero un flujograma de una empresa bien planificado. 

1. El primer paso es recolectar la información. Se tiene que tener muy claro qué partes forman parte del proceso y cómo se pueden relacionar entre sí para conseguir el objetivo final marcado.
2. El segundo paso es decidir qué tipo de diagrama se va a utilizar:

• Diagrama de primer nivel. En él únicamente se muestran los procesos principales y se usa para conocer a simple vista las etapas que forman parte del proceso.
• Diagrama de segundo nivel. En él se plasman más detalles de los procesos, tales como puntos de espera, tomas de decisiones, retroalimentación….
• Diagrama de ejecución. Este es el más completo de todos. En su forma de matriz se puede observar incluso quién se ocupa de cada paso del proceso.

Una vez claro qué se va a incluir en el diagrama y con qué desglose, es el momento de empezar a plasmarlo todo de manera cronológica y lo más limpio posible, a fin de que el flujograma quede legible. Así mismo, debemos prestar mucha atención para no cometer errores de elaboración tales como: 

• Utilizar símbolos de forma equivocada, lo cual llevará al desbarajuste total del flujograma.
• Dejarlo incompleto, es decir, no reflejar en él todas las actividades del proceso.
• Presentar los símbolos de forma poco armoniosa, lo cual dificultará la comprensión del documento; para evitarlo, hay que definir bien el tamaño, color y diseño de cada uno de ellos. 
• Presentar símbolos desconectados: todos los símbolos del flujograma deben estar conectados entre sí.

¿Cuál es la importancia de los diagramas de flujo en una empresa?

Puede que, a priori, un flujograma de una empresa parezca algo informal para llevar el control de una serie de procesos, pero lo cierto es que son muchas las ventajas que se asocian a su uso por distintos motivos:

• Ayudan a comprender e interiorizar mejor el proceso que se plantea, ya que al estar realizado con dibujos la comprensión y la memorización es más efectiva, incluso en aquellos procesos que se consideran más largos y tediosos.
• Con un simple vistazo se pueden ver las oportunidades y los problemas que presenta el proceso.
• Es una buena herramienta para la capacitación de nuevos empleados ya que, de manera fácil, explican la forma de proceder de la empresa en los diferentes procesos que tiene en marcha.
• Muestra todas las transacciones que se realizan y todos los agentes que intervienen en ella, con lo que se puede llevar un mejor control de quién es el responsable de cada etapa.
• Detecta áreas de mejora y permite estudiar en profundidad cada parte del proceso e identificar qué necesidades están atendidas, o no, en la actualidad.

No todos los flujogramas son válidos para una empresa, por lo que nuestra recomendación es realizar un buen estudio previo para ver cuál es el que se adapta al modelo de negocio.