¿Es interesante contar con un diagrama de procesos en tu empresa?

Un diagrama de procesos es una representación gráfica de los pasos que se siguen en una secuencia de actividades, y que son identificados mediante símbolos determinados, incluyendo toda la información que sería necesaria para un posterior análisis, que son los datos sobre distancia recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido, que se especifican en el diagrama como “operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes”. Por lo tanto, un diagrama de procesos muestra todos los detalles de fabricación o administración.

Los diagramas presentan los flujos de trabajo paso a paso, tanto concernientes a los factores de negocio como operacionales de todos los componentes del proceso. Los símbolos van unidos mediante flechas que conectan los diferentes puntos del proceso desde su inicio hasta el fin del mismo.

Para llevar a cabo la elaboración de un diagrama de procesos es necesario situar el principio del mismo en un punto claro y comenzar a identificar las ideas principales que se incluirán para poder contar con la participación de los responsables de cada una de las operaciones realizadas. Tras definir el objetivo que se busca conseguir con la elaboración del diagrama en cuestión, es necesario determinar los límites y especificar el nivel de detalle requerido, según el objetivo final del diagrama.

Tras esta primera fase, es necesario saber cuál es el alcance del proceso, para poder establecer el comienzo y el final del diagrama. Tras identificar y mencionar las diferentes actividades de las que consta el proceso de manera cronológica, se detallará cada una de ellas tal y como se haya especificado con anterioridad. A la hora de elaborar un diagrama de procesos también es importante identificar los puntos de decisión. Tras su elaboración mediante la asignación de símbolos el diagrama ya estará acabado y podrá comenzar a aportar ventajas a la empresa.

Ventajas que aportan los diagramas de procesos

1. Favorecen la comprensión del proceso al tratarse de un dibujo, y resume en tan solo una ilustración todo un proceso que podría ocupar páginas si se redactara. Esta visión más transparente del proceso hace posible comprender mejor las relaciones e incidencias ocasionadas durante el proceso e ir observando cada pequeño punto del mismo.
2. Permiten identificar los problemas y conocer en qué lugar surgen estos problemas, lo que posibilita ver con más facilidad dónde es necesario mejorar el proceso. Se identifican los pasos, los cuellos de botella, las responsabilidades y los puntos de decisión. Además, estimula el pensamiento analítico, ya que su análisis permite la mejora de los procesos y operaciones realizadas permitiendo que aparezcan nuevas soluciones y alternativas, estableciéndose como un punto de comienzo indispensable para la optimización del proceso.
3. Muestran las transacciones cliente-proveedor y facilitan la labor de análisis de las mismas a los empleados. Además, también facilita la identificación de los clientes y la determinación de sus necesidades, para poder ajustar el proceso en mayor medida a los consumidores y sus expectativas.
4. Pueden servir como herramienta para la capacitación de nuevos empleados y para la continua formación de aquellos que forman parte del proceso, para que éste sea cada vez más eficiente, gracias a las posibles mejoras extraídas del análisis del diagrama.
5. Permite definir los límites del proceso de una manera clara, ya que muchas veces estos no están claros al tratarse de operaciones y acciones que van continuamente relacionadas.
6. Ayuda a establecer el valor agregado de cada operación que forma parte del proceso.
7. Facilita el estudio y la aplicación de acciones para mejorar la actividad y su eficiencia , y se convierte en un modo de referencia para controlar y medir los procesos y las operaciones realizadas.

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