La mejora de procesos es el resultado de un una trabajo esforzado y continuado de una organización para desplegar las herramientas de la gestión por procesos dentro de sí misma. Entonces, debemos entender que el paso previo e inevitable para la la mejora es la adopción de una gestión por procesos que actúe sobre la configuración de la estructura organizativa, la complejidad de los distintos procedimientos existentes y las capacidades de quienes gestionan los mismos.
Un claro enfoque de procesos y la medición de los resultados de los mismos, a través del seguimiento de los indicadores y evaluación de la consecución de metas, son necesarios para iniciar un ciclo de mejora continua con información estadística valiosa para la toma de decisiones. Esta data estadística puede obtenerse con la implementación de Lean Six Sigma mediante las 5 fases de la metodlogía DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve and Control).
De otro lado, el efecto que se produce en los recursos humanos inciden en la mejora de la motivación al permitir más variedad en las tareas, mayor identidad con las actividades y sus resultados, una retroalimentación más objetiva e inmediata, la oportunidad de trabajar en equipo y desarrollar proyectos fundamentados en la mejora continua.
1. ¿Qué es un DAP – Diagrama de Actividades del Proceso?
El Diagrama de Actividades del Proceso DAP, es un representación gráfica simbólica del trabajo realizado o que se va a realizar en un producto a medida que pasa por algunas o por todas las etapas de un proceso.
Información que se conseguirá:
- Cantidad de material
- Distancia recorrida
- Tiempo de Trabajo realizado
- Equipo utilizado
2. Tipos de DAP
Existen tres tipos de Diagramas de Actividades del Proceso estas son:
- DAP para el producto (o material). El proceso o los sucesos relacionados con un producto o material.
- DAP para las personas. El proceso relacionado con las actividades de una persona.
- DAP para el equipo. El proceso o los acontecimientos asociados con el equipo.
3. Diferencias entre el DAP y DOP
El DOP es una representación gráfica de los puntos en los que se introducen materiales en el proceso y del orden de las inspecciones y de todas las operaciones, excepto las incluidas en la manipulación de los materiales. Utiliza sólo los símbolos de Operación, Inspección y Combinada.
El DAP contiene muchos más detalles que el de operaciones. Es particularmente útil para poner de manifiesto costos ocultos como pueden ser distancias recorridas, retrasos y almacenamientos temporales.
A continuación describimos tres diferencias entre el Diagrama de Actividades y Diagrama de Operaciones del proceso:
- El DAP si muestra manipuleo de material.
- El DAP muestra las demoras en proceso.
- El DAP usa otros símbolos adicionales al DOP como Transporte, Demora y Almacenamiento
4. Estructura de un Diagrama de Actividades del Proceso
No existe un formato único de un DAP, pero en esencia cada formato trata de mostrar la misma estructura, por ejemplo, este es un ejemplo común de un DAP realizado en excel.
5. Ventajas de usar Diagrama de Actividades del Proceso
Los diagramas de actividades del proceso muestran las siguientes ventajas:
- Favorecen la comprensión del proceso al tratarse de un dibujo, y resume en tan solo una ilustración todo un proceso que podría ocupar páginas si se redactara.
- Permiten identificar los problemas y conocer en qué lugar surgen estos problemas, lo que posibilita ver con más facilidad dónde es necesario mejorar el proceso. Se identifican los pasos, los cuellos de botella, las responsabilidades y los puntos de decisión.
- Pueden servir como herramienta para la capacitación de nuevos empleados y para la continua formación de aquellos que forman parte del proceso, para que éste sea cada vez más eficiente, gracias a las posibles mejoras extraídas del análisis del diagrama.
- Permite definir los límites del proceso de una manera clara, ya que muchas veces estos no están claros al tratarse de operaciones y acciones que van continuamente relacionadas.
- Ayuda a establecer el valor agregado de cada operación que forma parte del proceso.
- Facilita el estudio y la aplicación de acciones para mejorar la actividad y su eficiencia , y se convierte en un modo de referencia para controlar y medir los procesos y las operaciones realizadas.
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