Al tomar una decisión del carácter que sea, generalmente analizamos toda la información que tenemos y necesitamos, de esta manera vamos recabando la información que es importante  o relevante para la decisión que tomaremos, en la administración es algo parecido se toman decisiones basadas en información relevante e irrelevante, esta información puede ser tanto cualitativa como cuantitativa. A continuación te dejo un extracto de un documento electrónico que nos habla sobre este tema.

INGRESOS Y COSTOS RELEVANTES

La palabra relevante significa pertinente, importante, aplicable al caso en cuestión. Es decir que un ingreso o costo relevante son aquellos entradas o salidas de dinero esperadas que difieren entre cursos alternativos de acción. Son costos futuros y desembolsables.
Un costo o ingreso relevante son aquellos que difieren en total entre las opciones son relevantes para una decisión. Si un costo será el mismo sin importar la opción seleccionada, la decisión no tiene efecto sobre el costo y se puede ignorar. Por ejemplo, si se intenta decidir entre ir a ver una película o alquilar un vídeo por la tarde, el alquiler del apartamento es irrelevante. Se vaya al cine o se alquile una película en vídeo, el alquiler del apartamento es exactamente igual, y en consecuencia es irrelevante para la decisión. Por otra parte, el costo del boleto del cine y el costo de alquilar el vídeo serian relevantes para la decisión, pues son costos evitables.

Un costo evitable es aquel que se puede eliminar en todo o en parte mediante la elección de una u otra opción. Si se elige ir al cine se evita el costo de alquilar el vídeo. Si se elige alquilar un vídeo se evita el costo del boleto del cine. En consecuencia, el costo del boleto del cine y el de alquilar el vídeo son costo evitables. Por otra parte, el alquiler del apartamento no es un costo evitable de ambas opciones. Se debe continuar el alquilar del apartamento con cualquiera de ellas. Los costos evitables son costos relevantes. Los costos inevitables son costos irrelevantes.

Dos amplias categorías de costos no son nunca relevantes en las decisiones. Estos costos irrelevantes son:

1. Costos sumergidos

2. Costos futuros que no difieren entre las opciones

Un costo sumergido, es un costo en el que se ya se incurrió y no se puede evitar, sin importar la decisión del gerente. Los costos sumergidos son siempre los mismos, sin importar las opciones, por lo que siempre son irrelevantes y se deben ignorar. Por otra parte, los costos futuros que difieren entre las opciones son relevantes. Por ejemplo, cuando se decide ir al cine o alquilar un vídeo, aun no se incurre en el costo de comprar un boleto de cine ni en el de alquilar un vídeo. Son costos futuros que difieren entre las opciones cuando se adoptan las decisiones, por lo que son relevantes.

El termino costo diferencial, se utiliza en la contabilidad administrativa a menudo en forma indistinta de costo evitable, costo diferencial, costo incremental y costo relevante. Para identificar los costos evitables (diferenciales) en una situación de decisión particular, y por tanto relevantes, se siguen los siguientes pasos:

1. Eliminar los costos y beneficios que no difieran entre las opciones. Estos costos irrelevantes consisten en:

• Costos sumergidos
• Costos futuros que no difieren entre las opciones

2. Usar los costos y beneficios remanentes que no difieren entre las opciones para tomar la decisión. Los costos que permanecen son los costos diferenciables, evitables o relevantes.

Es importante reconocer que los costos relevantes en una situación de decisiones no siempre serán relevantes en otra. Esto significa que el gerente necesita diferentes costos para fines distintos. Para un fin son pertinentes ciertos costos; para otro son relevantes otros costos, del todo diferentes. En consecuencia, en cada situación de toma de decisiones el gerente debe analizar los datos que tiene a mano y asila los costos relevantes. De otro modo, el gerente corre el riesgo de confundirse con los datos irrelevantes.

ANÁLISIS MARGINAL

El Análisis Marginal es el análisis que utiliza los ingresos y costos relevantes con el fin de obtener una utilidad o pérdida incremental que permitirá la toma de decisiones. No es necesario realizar un análisis total de la empresa, sólo deben preocupar los ingresos y costos que se verán afectados por la decisión que se piensa tomar.

PRINCIPALES DECISIONES A CORTO PLAZO

Los gerentes de diversas empresas se ven enfrentados a tomar decisiones que afectaran el corto plazo e incluso el mediano o largo plazo. Entre las situaciones más comunes se encuentran:

• Reposición de equipo o reparación.
• Fabricar, o mandar a hacer una parte.
• Subcontratar una parte del proceso, o hacerlo.
• Eliminar una línea, departamento o sucursal, o seguir operándolo.
• Aceptar o rechazar un pedido especial.
• Agregar una línea de productos, o no hacerlo.
• Decidir la mejor combinación de líneas de producto.
• Trabajar un solo turno, o varios.
• Disminuir la publicidad, o aumentarla.
• Operar en un mercado, o en varios.
• Ampliar o no el plazo de pago a los clientes.
• Modificar o no el descuento por pronto pago.
• Modificar o no los niveles de inventarios.
• Cerrar la empresa, o seguir operándola

ASPECTOS ESTRATÉGICOS DE LA DECISIÓN DE FABRICAR O COMPRAR

La integración proporciona ciertas ventajas. Una empresa integrada es menos dependiente de sus proveedores y puede asegurar un flujo más uniforme de piezas y materiales para la producción que una empresa no integrada. Por ejemplo, una huelga que afecta a un proveedor de piezas importantes puede interrumpir las operaciones de una empresa no integrada durante varios meses, mientras que una empresa integrada productora de sus propias partes puede quizá continuar sus operaciones.

Además, muchas empresas consideran que controlan mejor la calidad a través de la producción de sus propias piezas y materiales que si dependen de los estándares de control de calidad de proveedores externos. Sumada a que la empresa integrada obtiene utilidades de las piezas y los materiales que “fabrica”, en lugar de “comprar”, además de ganar en sus operaciones regulares.

Las ventajas de la integración se contraponen a las ventajas de usar proveedores externos. Al reunir los pedidos de varias empresas, un proveedor puede aplicar economías de escala en investigación, desarrollo y fabricación. Estas económicas de escala pueden generar mayor calidad y menores costos que si la empresa pretendería fabricar todas las piezas por sí misma. Sin embargo, la empresa debe tener cuidado de mantener el control sobre las actividades esenciales para continuar en su posición competitiva. Por ejemplo, Hewlett-Packard controla el software para las impresoras láser que su tendencia actual parece ir hacia una menor integración vertical, donde empresas como Sun Microsystems y Hewlett-Packard se concentran en el diseño de hardware y software, y confían en proveedores externos para casi todo lo demás de la cadena de valor. Estos factores sugieren que la decisión de fabricar o comprar se debe analizar con mucho cuidado.

Bibliografia:
http://bibliotecadigital.icesi.edu.co/ [en línea].  LIBRO “CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA UN ENFOQUE GERENCIAL DE COSTOS”   [Fecha de consulta: 27 febrero 2014].
Disponible en:
http://bibliotecadigital.icesi.edu.co/biblioteca_digital/bitstream/10906/66580/1/libro_contable_administrativo.pdf